Modul Benutzer

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1 Neueingabe von Benutzerdaten[Bearbeiten]

  • Geburtsdatum wird auf Verpflichtungskarte erhoben, in Koha gibt es jedoch kein Feld (Datenschutz). Wir verwenden das Geburtsdatum jedoch als Passwort für das OPAC-Login, s.u.
  • Geschlecht und Titel (Dr., Prof. etc.) werden nicht eingetragen
  • Angabe von E-Mail-Adresse ist lt. unserer Benutzungsordnung freiwillig. Bei der Anmeldung sollte jedoch darauf hingewiesen werden, dass mit der Speicherung der E-Mail-Adresse mehrere Services verbunden sind (z.B. Erinnerungsbenachrichtigungen über ablaufende Leihfristen, Versendung von Mahnungen, Benachrichtigungen über bereitgestellte Vormerkungen, Mitteilungen über neu eingetroffene Zeitschriftenhefte etc.)
  • Hinweis zu fehlerhaften E-Mail-Adressen
Emails, die von Koha nicht zugestellt werden konnten, gehen automatisch an ausleihe-bbf@dipf.de
Häufigste Ursache für diese Probleme sind Fehler in der erfassten E-Mail-Adresse im Benutzerdatensatz - Tippfehler oder auch falsche Angaben durch den Benutzer.
Bitte überprüfen Sie in diesen Fällen die erfasste E-Mail-Adresse. Wenn die E-Mail-Adresse nicht direkt korrigiert werden kann, ist es oft sinnvoll, diese zunächst in ein Notizfeld zu verschieben und eine Ausleihnotiz mit entsprechendem Hinweis einzutragen.
  • Hinweise zur Anmeldung von Juristischen Personen
Der Benutzername wird, anders als bei natürlichen Personen, von Koha nicht automatisch generiert. Deshalb muss ein Benutzername eingetragen werden (z.B. Kurzname der Einrichtung). Für die Passwortvergabe kann nachgefragt werden, welches gewünscht wird, oder man lässt sich eines automatisch von Koha generieren. So oder so ist es erforderlich, das Passwort aufzuschreiben und der anmeldenden Person zu geben. Bei der Migration von bereits vorhandenen Konten Juristischer Personen wurde kein bestimmtes, strukturiertes Passwort generiert. Solche Institutionen müssten also einmal an der Theke das Passwort ändern lassen.

2 Ansichten Benutzerkonto[Bearbeiten]

  • Das Benutzerkonto hat verschiedene Ansichten. Ausleihe und Details sind jeweils unterschiedlich. Unter Ausleihe ist deutlicher zu sehen, ob noch Gebühren zu begleichen sind, ob eine Sperre oder eine Ausleihnotiz vorliegt.
  • Beim Verlängern von Konten deshalb ggbf. vorher in die Ausleihansicht wechseln. (Standmäßig eingestellt ist nach einer Benutzersuche die Detailansicht des Kontos)
  • Der Button „Vormerkung suchen“ im Benutzerkonto bewirkt eine Suche mit anschließender Möglichkeit, eine Vormerkung für das Benutzerkonto zu setzen

3 OPAC-Login[Bearbeiten]

  • Der Benutzername wird automatisch aus vorname.nachname generiert, Umlaute und Sonderzeichen werden aufgelöst und bei doppelten Namen ggf. eine Nummerierung eingefügt
  • Die Ausweisnummer ist immer gleichwertig zum Benutzernamen, auch wenn sie nicht explizit in das Feld eingetragen ist. Deshalb funktioniert die Anmeldung im Benutzungskonto im OPAC auch mit der Bibliotheksausweisnummer (ohne führende Null). So lautet auch der Hilfetext auf der Login-Seite = so auch den Benutzer-/innen bei der Erstanmeldung erläutern, da Nummer ggbf einfacher als Schreibweise Namen (wg. Umlauten, Doppelnamen etc.etc.)
  • Als Passwort wird das auf der Verpflichtungskarte angebene Geburtsdatum 8-stellig von uns bei der Anmeldung manuell eingetragen (in der Form ttmmjjjj) und die Nutzer-/innen darüber informiert. Die Nutzer sollten darauf hingewiesen werden, dass sie beim ersten Login das Passwort ändern sollten (aus Sicherheitsgründen, da das Geburtsdatum nicht sehr sicher ist).
  • Falls die Benutzer/innen ihr Passwort geändert und dann vergessen haben, oder das Login einfach nicht funktioniert: die Benutzer-/innen müssen persönlich in der Bibliothek vorbeikommen, dann kann über die Dienstoberfläche im Benutzerkonto = Link Passwört ändern - das Passwort geändert werden: entweder trägt man ein Passwort ein (z.B. das Geburtsdatum, wäre am einfachsten) oder lässt ein Passwort automatisch generieren. Dieses müsste entweder abgeschrieben oder mit Copy&Paste (z.B. in ein Word-Dokument) ausgedruckt den Nutzer-/innen mitgegeben werden.
  • Die Benutzer-/innen erhalten von uns keine automatische Bestätigung, dass sie sich bei uns angemeldet haben - diese Funktion wurde deaktiviert, da das Passwort im Klartext mitgeschickt wird. Deshalb bitte bei der Anmeldung selbst kurz die Anmeldemöglichkeiten erläutern.
  • mit dem Update auf Koha-Version 16.11. wurde im OPAC die "Passwort-Vergessen-Funktion" aktiviert. Der Benutzer hat nun die Möglichkeit, wenn er sein Passwort vergessen hat, sich selbständig über diese Funktion ein neues Passwort zu generieren. D.h. nach dem Auslösen der Anfrage, wird automatisch über das System eine E-Mail an den Benutzer versendet. Die Benachrichtigung wird immer zur vollen Viertelstunde verschickt (:00, :15, :30 :45) und enthält einen Link zu einer Eingabemaske. Das neue Passwort kann hier vergeben werden.


Hinweis für die migrierten Benutzerdaten:

Hier wurde aus dem in allegro abgespeicherten Geburtsdatum das Passwort automatisch generiert, in der Form ttmmjjjj, bei länger zurückliegenden Benutzeranmeldungen möglicherweise auch in der Form jjjjmmtt

4 Benachrichtigungen[Bearbeiten]

Alle Benutzertypen erhalten folgende Benachrichtigungen automatisch per E-Mail:

  • Erinnerung an ablaufende Leihfristen (5 Tage vor Ablauf), als Sammelmail
  • über bereitgestellte Vormerkungen
  • Rückgabequittungen

Diese Benachrichtigungen sind voreingestellt. Auf individuellen Nutzerwunsch können sie z.T. in der Dienstoberfläche im Nutzerkonto deaktiviert werden.

Bei Neuanmeldungen von Benutzer-/innen werden diese Benachrichtigungen automatisch aktiviert (Häkchen gesetzt). Dies gilt nicht für Änderungen an bestehenden Datensätzen: war die/der Benutzer-/in bereits angelegt, und die Benutzergruppe wird nachträglich geändert: bitte kontrollieren, dass alle Benachrichtigungen aktiviert sind, s. die Liste oben. Das betrifft die Fälle, in denen Benutzer-/innen durch die Migration in der Gruppe "Externe ohne Ausleihberechtigung" gelandet sind und dann möglicherweise keine Benachrichtigung aktiviert hatten. Will man in einem solchen Fall die Benutzergruppe ändern auf "Externe mit Ausleihbenachrichtigung", müssen die Haken und Einstellungen bei den Benachrichtigungen im Benutzerkonto in der Dienstoberfläche manuell geändert werden.

Hinweise zu Benachrichtigungsschreiben im Koha-Wiki: http://wiki.koha-community.org/wiki/Customising_Notices_and_Slips


Dann gibt es noch Benachrichtigungen, die in der Dienstoberfläche im Benutzerkonto manuell eingetragen werden können. Es kann ausgewählt werden, ob:

  • sichtbar im Benutzerkonto in der Dienstoberfläche für alle Benutzungskolleg-/innen (Neue Benachrichtigung für Bibliotheksmitarbeiter-/innen)
  • sichtbar für den/die Benutzer-/in in ihrem Online Benutzerkonto (neue Benachrichtigung für Vorname): da hierdurch keine Emailbenachrichtigung ausgelöst wird, und wir nicht davon ausgehen können, dass die Benutzer-/innen sich ständig in ihr Benutzerkonto einloggen, sollte das nicht für dringende/ wichtige Mitteilungen verwendet werden, sondern hier bitte wie gehabt Email schreiben oder anrufen (z.B. Fernleihe liegt bereit, Geldbeutel gefunden, etc.)

5 Berechtigungen[Bearbeiten]

  • Benutzer-/innen können ihre persönlichen Daten nicht selbständig im Benutzerkonto ändern
  • Auch bei abgelaufenem Benutzerkonto können die Benutzer-/innen bereits ausgeliehene Medien noch verlängern oder Vormerkungen aufgeben.

6 Ausleihnotiz und Mitteilungen[Bearbeiten]

  • Ausleihnotiz: diese Nachricht erscheint im Benutzerkonto nur in der Dienstoberfläche, dort vor allem sehr deutlich in der Ansicht "Ausleihe", für die Nutzer-/innen ist es nicht einsehbar. Dieses Feld ist unser Standardfeld für alle Arten von Anmerkungen, Dauer von Stipendien / Praktika, Gründe für Externe ohne Ausleihberechtigung bei Berliner Adresse (Meldebestätigung fehlte)etc.
  • OPAC-Notiz: dieses Feld erscheint in der OPAC-Ansicht des Benutzerkontos, also wenn sich die Benutzer-/innen einloggen. In der Dienstoberfläche ist es nur unter "Details", und auch dort sehr versteckt, sichtbar. Da wir nicht davon ausgehen können, dass sich die Benutzer-/innen im Koha-Konto einloggen (vor allem, wenn sie nichts ausgeliehen haben / keine Ausleihberechtigung haben), verwenden wir dieses Feld NICHT.
  • Mitteilungen: können intern und extern definiert werden. Da extern bedeutet, dass der / die Benutzer-/in sich erst im Benutzerkonto einloggen muss, um die Mitteilung zu lesen, wird dieses Feld von uns i.d.R. nicht verwendet. Das interne Mitteilungsfeld ist nur in der Ausleih-Ansicht lesbar, nicht in der Detailansicht, deshalb auch dieses Feld besser nicht verwendet werden, stattdessen die Ausleih-Notiz.

7 Diebstahl oder Verlust eines Bibliotheksausweises[Bearbeiten]

  • Der Verlust des Bibliotheksausweises ist der Bibliothek unverzüglich mitzuteilen (§ 3 Benutzungsordnung). Die Haftung ist in § 25 Benutzungsordnung geregelt.
  • Das Konto wird dann von uns gesperrt: In KOHA bei Benutzer – Bearbeiten wird beim Punkt Sperren „Karte verloren“ angeklickt und in die Ausleihnotiz der Sachverhalt mit dem Datum der Benachrichtigung geschrieben.
  • Falls direkt ein neuer Ausweis seitens der/des Benutzer-/in gewünscht wird, kann die Sperre natürlich entfallen, und direkt folgendes Vorgehen durchgeführt werden: Bei Ausstellung eines neuen Ausweises wird im bestehenden Benutzerkonto die alte Lesekartennummer mit der neuen überschrieben. Die alte Lesekartennummer wird allerdings in der Ausleihnotiz vermerkt (mit Angabe des Sachverhaltes). Auch die alte Verpflichtungskarte wird aufbewahrt
  • Die Gebühr für das Ausstellen eines neuen Ausweises beträgt 5€ gem. Gebührenordnung.


8 Benutzertypen[Bearbeiten]

  • für allgemeine Hinweise zur Anmeldung von Personen, insbesondere bei Stipendiat-/innen, Praktikant-/innen etc, siehe hier im Wiki die Eintragungen im Benutzungsbereich
  • Ab sofort werden externe Benutzer-/innen in mit und ohne Ausleihberechtigung unterschieden, s. Tabelle, das "Sperren" von Personen entfällt damit
  • Falls externe Benutzer-/innen eine Berliner/Brandenburger Adresse angeben, diese aber nicht nachweisen können, dann bitte "Externe ohne Ausleihberechtigung" und in der Ausleihnotiz Kommentar zu fehlendem Nachweis eintragen. Wird Nachweis nachgereicht, dann Benutzergruppe wechseln zu "Externe mit Ausleihberechtigung" und Ausleihnotiz löschen
  • Benutzerkonten können jedoch tatsächlich gesperrt werden, z.B. bei Benutzerausweis verloren, offene Forderungen: Gründe bitte im Kommentarfeld zum Sperrfeld angeben
  • Umgang mit Bürgen: Beide Personen (die, für die gebürgt wird, und die/der Bürgin/-e werden in der Benutzergruppe "Externe mit Ausleihberechtigung" angemeldet. Die Beziehungen zwischen Bürge/zu bürgende Person wird in beiden Konten in der Ausleihnotiz eingetragen. Ausleihen etc. werden ganz regulär über das Konto der tatsächlich ausleihenden Person getätigt, also in diesem Fall über das Konto der Person, für die jemand anders bürgt. Der/die Bürge/Bürgin kommt dann erst im Mahnverfahren ins Spiel. In einem der nächsten Koha-Updates wird es möglich sein, auch direkt Bürgschaftsbeziehungen zwischen zwei Benutzerkonten deutlich zu machen, es ist allerdings noch unklar, wann das Update kommt.
  • Beim Wechsel von Benutzergruppe "DIPFling" zu "Externe mit Ausleihberechtigung" bleiben die bereits ausgeliehenen Bücher vorgemerkt für die automatische Verlängerung. Falls es zu einer automatischen Verlängerung kommt, wird dann jedoch die nun reguläre Leihfrist von 4 Wochen berücksichtigt.
  • Mahngebühren fallen in Abhängigkeit vom Benutzertyp an (nicht bei Bibliotheksdienst, DIPFlingen, Fernleihe). Zum Mahnwesen s. auch hier im Wiki http://wiki.bildungsserver.de/allegro/index.php/Modul_Ausleihe

 

Bezeichnung

Wer gehört zur Gruppe?

Gültig­keits­dauer

Leihfrist

Mahn­schreiben

Bibliotheksdienst

BBF-Bibliotheksmitarbeiter-/innen im Benutzungsdienst/mit Koha-Dienstoberflächenzugang

12 Monate

6 Monate. Wird bis zu 2-mal automatisch verlängert, sofern keine Vormerkung. Eine weitere Verlängerung ist ohne Vorlage der Medien möglich (- > Rückbuchung der Medien -> Neuverbuchung der Medien).

Kostenfreies Mahnschreiben

DIPFlinge

alle anderen DIPFlinge, also auch BBF-Archiv und BBF-Forschungsbereich. Gast-Wissenschaftler-/innen, assoz.MA, Hilfskräfte

12 Monate

6 Monate. Wird bis zu 2-mal automatisch verlängert, sofern keine Vormerkung. Eine weitere Verlängerung ist ohne Vorlage der Medien möglich (- > Rückbuchung der Medien -> Neuverbuchung der Medien).

Kostenfreies Mahnschreiben

Externe mit Ausleihberechtigung

Externe Personen mit Wohnsitz in Berlin oder Brandenburg, und Nachweis des Wohnsitztes bei Anmeldung mit gültigem Personalausweis / Meldebescheinigung.

Auch Stipendiat-/innen oder BBF-Praktikant-/innen ohne Wohnsitz in Berlin/Brandenburg.

Ebenfalls WissenschaftlerInnen von Hochschulen außerhalb Berlin/Brandenburg (s. Benutzungsordnung BBF).

12 Monate

30 Tage

kostenpflichtiges Mahnschreiben

Externe ohne Ausleihberechtigung

Externe Personen mit Wohnsitz außerhalb Berlin / Brandenburg oder fehlender Nachweis der Adresse durch Personalausweis / Meldebescheinigung (den fehlenden Nachweis dann bitte in der Ausleihnotiz vermerken).

12 Monate

keine

Nicht relevant

Juristische Personen

Institutionen, Institute, etc.

12 Monate

30 Tage

kostenpflichtige Mahnschreiben

Fernleihe

wird nur für interne Buchungen benötigt

Keine Eingrenzung

60 Tage

Nicht relevant