Geschäftsgang - Exemplarverwaltung mit allegro

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1 Exemplarverwaltung[Bearbeiten]

1.1 Regelung Mehrfachexemplare[Bearbeiten]

  • aktuelles Dokument zur Aussonderung der Bestände unter:

O:\Abteilung-BBF\Bibliothek\Geschäftsgang\Bestandsprofil\Ergänzungen_Erwerbungsprofil_07_2014.docx

die Festlegung dazu erfolgte am 14.8.2013 durch Stefan Cramme

  • Monographien:

2 Exemplare pro Medieneinheit werden im Normalfall in den Bestand der Bibliothek eingearbeitet. Weitere Exemplare (Eingang über Komplettsammlungen (Geschenke), wie z. Bsp. LISUM) werden nicht eingearbeitet – es erfolgt ein Austausch, wenn ein Exemplar besser erhalten ist, als das, was bereits im Bestand der BBF vorhanden ist. Dieser Austausch wird im Zugangsverzeichnis vermerkt. Eine Information an die Inventarisierung ist erforderlich.

Alle weiteren Exemplare werden nicht eingearbeitet. Bei einer Aussonderung erfolgt der Austrag aus Bibliotheksdatenbank, gegebenenfalls aus HeBIS – Löschen der Signatur und des evtl vorhandenen Exemplarsatzes, sowie Austrag aus dem Zugangsverzeichnis und die Medieneinheit wird ausgestempelt.

Verantw.: Inventarisierung
  • Sondersammlungen:

Sammlungen, die die Bibliothek erwirbt und die einer Sonderregelung unterliegen (z. B. GEW), werden entsprechend dieser in den Bestand der Bibliothek eingearbeitet. Die Staffelung der Exemplare erfolgt entsprechend gegebener Sonderregelung, so dass auch mehr als zwei Exemplare neu eingearbeitet werden. GEW-Exemplare zählen bei der Feststellung von max. 2 Exemplaren mit.

Verantw.: Erwerbung, Inventarisierung / RG, Katalogisierung (GEW)
  • Besonderheiten / Exemplarschlüssel:
Volk und Wissen 3 Exemplare
AD alle Exemplare
LS 1 Exemplar für den Lesesaal und 1 Exemplar zum Ausleihen
Z 1 Exemplar
2 A 2 Exemplar bildungsgeschichtlich relevante
Zeitschriften / 1 Exemplar Randgebiete
2 As 1 Exemplar – Doppelexemplar aufheben
GEW alle Exemplare werden eingearbeitet
  • Aussonderung
Entscheidung trifft Bestandserhaltung (Frau Hanke)
Kennzeichnung der durchgesehenen Exemplare mit säurefreiem Papierfähnchen
Rückwärtiger Geschäftsgang (Frau Lautenschläger)
Festlegung: Die Reihenfolge der Signaturangabe sollte in Hebis und Allegro identisch eingegeben werden. Auch die Exemplarnummerangabe im Exemplarsatz soll mit der Reihenfolge der Signaturangabe(#90, 902ff) übereinstimmen (s. Beispiel #90 T 36626 ppn: 053613619).

1.2 Struktur Exemplarsätze im Bibliothekssystem[Bearbeiten]

Ein Exemplardatensatz besitzt bis zu 4 Kategorien mit relevanten Daten.

  • allegro-feld: 9DG Standard) speichert den Status des Exemplars (z.B. entliehen, reserviert), dauerhafte unveränderliche (z.B. Barcode), und dauerhafte veränderliche Angaben z.B. Ausleihfrequenz).
  • allegro-feld: 9DH speichert temporäre Daten für Ausleihe oder Reservierung (z.B. Barcode des Entleihers).

Das Anlegen nachträglicher Exemplardatensätze ist Voraussetzung für die Erfassung aller exemplarspezifischen Angaben und wird von allen KollegInnen, die am Geschäftsgang der BBF beteiligt sind, vorgenommen.

  • Flexbefehl für Anlegen von Exemplarsätzen:
X a-exemp <Enter>

Sonderstandorte, Sonderausleihen und Verlustangaben werden in der Datenbank vermerkt, damit entfällt das Schreiben von Vertreterpappen. Angaben zum Entsäuerungsstatus der einzelnen Exemplare erfolgt nicht in der Datenbank, sondern in den Revisionslisten.

1.3 Kategorienbeschreibung Exemplarsätze[Bearbeiten]

Kategorie/Subfeld Beschreibung Bezeichnung im Formular Inhaltsangaben Sonstige Hinweise Zuständig
#9DF Titel-Identnummer (aus #00 des Titel- oder Untersatzes) TitelIdNummer Identnr.Teilfeld bBestellnr. Bsp.: #9DF005969638▼Bb001087 Jeder Exemplarsatz muss eine #9DF haben, denn darin steckt die Verknüpfung zum Titelsatz. Wenn nicht vorhanden oder falsch -> keine Anzeige des Titelsatzes möglich
#9DG Exemplardaten #9DGl▼aBBF1081059▼d20071108▼e1▼mBuch▼s2007.2881▼z2007/006219▼F1 Diese Kategorie beginnt mit einem Statuszeichen, dann kommen die Teilfelder
Status 0=verfügbar Nach abgeschlossener Einarbeitung des Buches wird der Geschäftsgangstatus auf verfügbar gesetzt. Frau Bednarz, Frau Danzmann, Herr Engert, Frau Güthling. Ausnahme GEW-Bestand: Frau Gehring u. Frau Volz
l=verliehen Der Status l wird automatisch während der Ausleihverbuchung erzeugt.
b=Buchbinder Status wird bei immer dann vergeben, wenn etwas mit dem Band passieren soll: Buchbinderei, Reparatur, Schimmelsanierung, Restaurierung etc. Wird bei Bedarf manuell gesetzt u. zusätzlich Angaben im Kommentarfeld (s.u.). Nach Abschluss der Arbeiten wird Status wieder entfernt. Frau Bednarz, Frau Danzmann, Herr Engert, Frau Güthling, Frau Hanke
g=Geschäftsgang Der Status g wird automatisch für jedes über Order inventarisierte Exemplar erzeugt. Status wird auch gesetzt, wenn zur Digitalisierung bei Fr. Güthling, zusätzlich dann Hinweis im Kommentarfeld ($n) Frau Güthling (für Digitalisierung)
v=Verlust Muss bei Bedarf manuell gesetzt werden, dann weitere Hinweise im Kommentarfeld ($n) alle KollegInnen des Geschäftsganges. Verantw.: Frau Bednarz, Frau Lautenschläger
V=Vormerkung Der Status V wird automatisch im Vermerksatz für das ausgeliehene Exemplar erzeugt.
W=Warteregal Der Status W wird automatisch im Exemplarsatz bei der Rückbuchung des ausgeliehenen und vorgemerkten Exemplars erzeugt.
A=Ausgesondert Muss bei Bedarf manuell gesetzt werden, wird in der BBF seit Oktober 2012 für den GEW-Bestand (Schimmelbefall einiger Exemplare) verwendet, Titeldatensätze nicht löschen
$a Barcode Barcode Eintrag in Index 10 unter E Barcodevergabe kann über Order oder aLF erfolgen
$D Schäden des Exemplars Schäden des Exemplars Einschusslöcher … Normierte Vermerke zu Schäden:

normierte Schäden werden über das Pull-Down Menü angezeigt, Details zu Schäden werden im Freitextfeld "Beschädigungen" angegeben (z.B. Seitenzahlen)


Anstreichungen,
Flecken,
Beilage fehlt,
Einbandschaden (Freitextfeld "Beschädigungen": starke Abnutzung; Rücken fehlt; roter Zerfall),
Einband fehlt,
Buchblock beschädigt,
säurehaltiges Papier (Freitextfeld "Beschädigungen": starker Papierzerfall),
schadhafte Seiten,
lose Seiten,
fehlende Seiten (Freitextfeld "Beschädigungen": Ill. Fehlt; Titelblatt fehlt; Seitenzahlen angeben),
beschnittene Seiten (Freitextfeld "Beschädigungen": Textverlust),
Schimmel,
Wasserschaden,
Brandschaden,
Einschusslöcher


Ins Freitextfeld "Beschädigungen":
Insektenschaden,
Textpassagen überklebt


Alle KollegInnen des Geschäftsganges
$d Zugangsdatum Zugangsdatum Wird automatisch bei der Inventarisierung über Order erzeugt Frau Lautenschläger, Frau Gehring
$e Exemplarnummer Exemplarnr Exemplarzählung Wird automatisch bei der Inventarisierung über Order und beim Anlegen eines neuen Exemplarsatzes über ALF erzeugt. Beim Anlegen weiterer Exemplarsätze sollte die Funktion vom vorhandenen Exemplarsatz ausgelöst werden, dann wird automatisch hochgezählt.
$E Ausgabebezeichnung des Exemplars BBF nicht verwendet
$f Exemplar-Leihfrist BBF nicht verwendet
$F Ausleihfrequenz nicht sichtbar Wird während der Ausleihverbuchung automatisch gezählt
$G Gaskell-Code BBF nicht verwendet
$I Unregelmäßigkeiten des Exemplars Ex.besonderheit s. unter Thesaurus der Provenienzbegriffe http://provenienz.gbv.de/index.php/T-PRO_Thesaurus_der_Provenienzbegriffe (Deskriptoren mit * werden über das Pull-down-Menü angezeigt; Deskriptoren mit Beziehungen zu anderen Begriffen müssen im Freitextfeld "Besonderheiten" eingetragen werden, z.B. Nachname, Vorname / Autogramm)


Autogramm,
Bibliotheksexemplar,
Buchschnitt*,
Datum,
Durchschossenes Exemplar*,
Einlage*,
Etikett,
Exemplar,
Exlibris,
Extra-Ausstattung*,
Fotokopie*,
Halblederband*,
Handzeichnung*,
Lederband*,
Marginalie*,
Merkzeichen*,
Notiz*,
Nummer z.B. Nummer 47 der Liebhaber-ausgabe,
Pergamentband*,
Rezensionsexemplar*,
Tektur*,
Tilgung*,
Widmung,
Zensurexemplar*
Achtung: Konvolute mit "K" in Teilfeld $K kennzeichnen

Alle KollegInnen des Geschäftsganges
$l (kleines l) Standort Aufstellungssignatur Standort Sonderstandorte:
  • HA Archiv (Archiv)
  • HA Ausk. (Auskunft)
  • HA Bibl. (Bibliotheksregal)
  • HA Dir. (Abteilungsleitung)
  • HA Erw. (Erwerbung)
  • HA Kat. bwz. HA Kat-UG Titelaufnahme)
  • HA Sach. (Sacherschließung)
Die Festlegung der Sonderstandorte erfolgt nach Möglichkeit in der Erwerbung. Frau Dornhof
LS Festlegung der Lesesaal-Gruppe Frau Volz
Z Sonderstandort Zeitschriftenlesesaal Frau Dornhof
Über-/Großformate: SFA, SFB, SFC Sonderstandort im Magazin Frau Güthling
BBF-Ausstellung Sonderstandort Ausstellungsraum im Kommentarfeld ($n) Datum Ausstellungsende erfassen Frau Güthling, Frau Bednarz
$L Bibliothekssigel (wenn Bestände mehrerer Bibl. erfaßt werden) BBF nicht verwendet
$K Konvolutindikator K zusätzliche Hinweise zu den buchbinderischen Besonderheiten, bitte ins Kommentarfeld ($n) eintragen z.B. Bd. 1 und 2 (6. Aufl.) in 1 Bd. zusammengebunden Alle KollegInnen
$M Fehlende Seiten des Exemplars Fehlende Seiten Titelbl., S. 5-9, ... Alle KollegInnen
$m Medientyp Medientyp Buch Frau Lautenschläger (b. Inventarisierung); Frau Güthling (b. Ausleihe)
CD Im Kommentarfeld eintragen, wenn zutreffend: vorinstalliert PC Multimediaraum wenn ausleihbar: Verfügbarkeit auf a für ausleihbar setzen, damit für Benutzer gleich sichtbar, wenn nicht ausleihbar Verfügbarkeit auf Päsenz setzen Auswahl nach inhaltlichen Kriterien für Präsentation auf Multimedia-PC erfolgt durch Fr. Volz (Nachschlagewerke, Wörterbücher, Lexikon u.ä.)
DVD Im Kommentarfeld eintragen, wenn zutreffend: vorinstalliert PC Multimediaraum wenn ausleihbar: Verfügbarkeit auf a für ausleihbar setzen, damit für Benutzer gleich sichtbar, wenn nicht ausleihbar Verfügbarkeit auf Päsenz setzen Auswahl nach inhaltlichen Kriterien für Präsentation auf Multimedia-PC erfolgt durch Fr. Volz (Nachschlagewerke, Wörterbücher, Lexikon u.ä.)
MF (Mikroform) Frau Voges (b. Katalogisierung)
$n Notiz: exemplarbezogener Kommentar / Kommentar zur Bestandsaufnahme Kommentar Standort Zi. 55, Standort Zi. 42 Zeitweiliger Standort im Geschäftsgang für Sammelwerke zur Aufsatzauswertung Frau Gehring, Frau Barkowski
Normierte Vermerke zum Buchbinder / Reparatur / Schimmelsanierung / Restaurierung Bubi-Durchsicht: noch im Haus, liegt auf spez. gekennzeichneten Regal im UG zur Durchsicht zur Entscheidung, ob zum Buchbinder oder nicht Frau Bednarz, Frau Danzmann, Herr Engert, Frau Güthling, Frau Hanke
Bubi-Regal: noch im Haus, liegt im UG im Regal, dort getrennt nach Buchbinderei, an die Auftrag geht.
Rep. Bed.: ist im Haus, liegt zur Reparatur bei Fr. Bednarz
Rep. Eng.: ist im Haus, liegt zur Reparatur bei Hr. Engert
Buchb. (K.) bis ... / Buchb. (G.) ... : ist außer Haus bei Buchbindereien bis genanntes Datum
Wg. Restaurierung vorübergehend gesperrt: noch im Haus, aber nicht verfügbar, Band muss behandelt werden (Restaurierung/Schimmelsanierung etc.), aber noch unklar, wann Behandlung erfolgen kann
Restauratorin (Name) bis ...: außer Haus zur Schimmelsanierung oder Restaurierung
Inhalt des Kommentarfelds muss immer jeweils angepasst werden.
Digitalisierung Geschäftsgang Digitalisierung: ist bei Frau Güthling zur Digitalisierung, bei Frau Liebmann zur Formalerschließung oder bei Frau Volz zur Sacherschließung Frau Güthling, Frau Liebmann, Frau Kollmann, Frau Volz

PPO Digitalisierung: bei Frau Kollmann zur Bearbeitung



Vermerke zum Verluststatus
Vermisst seit … Fau Lautenschläger, Frau Bednarz

Vermerk, dass Rarität
Sonderstandort Rarität
Alle
$s Magazinsignatur Signatur Einzelsignatur des Exemplars
LS-Signaturen sollten dort nicht vermerkt werden
$P Provenienz des Exemplars Provenienz Provenienzangaben s. auch Thesaurus der Provenienzbegriffe http://aad.gbv.de/empfehlung/aad_provenienz.pdf Normierte Vermerke: Autogramm, Exemplar: Autor/in, Exemplar: Donator/in, Exemplar: Widmungsempfänger/in, Exlibris, Stempel, Wappen, Widmung, Widmung: Autor/in AG Formalerschließung
$T Titel-Memo (provisorisch erfaßter Titel) BBF nicht verwendet
$v Verfügbarkeitscode: a=ausleihbar, k=Kurzausleihe, p=Präsenz, P=Keinerlei Bereitstellung, Wenn nicht vorhanden: normal ausleihbar Verfügb.(a,k,p,P) p Präsenz für LS-Bestand, Bücher vor 1945 erschienen, aus Bestandserhaltungsgründen nicht mehr ausleihbar, … alle KollegInnen des Geschäftsganges
$V Vormerkfrequenz
$w Wartezeit(bei Magaz.Bestellung) BBF nicht verwendet
$X Sonderstandort Sonderausleihe LV Name Institution Leihvertrag für Sonderausleihen Frau Büttner
FL Bibliothekssigel Fernleihen werden ab 1.1.2010 eingetragen Frau Büttner
Sonderausleihe Benutzername Sonderausleihen aus LS-Bestand und Bestand vor 1945, die nicht über Barcode verbucht werden (betrifft auch Sonderausleihen an Mitarbeiter) alle KollegInnen im Ausleihdienst
(alle Informationen nur für MitarbeiterInnen sichtbar, nach Rückgabe der Bücher muss der Vermerk gelöscht werden)
$y Erscheinungsjahr des Exemplars eigene Titelaufnahme machen will) BBF nicht verwendet
$z Zugangsnummer des Exemplars Expl.Zugangsnr. X2009/laufende Zählung Wird automatisch bei der Inventarisierung über Order erzeugt. Beim Anlegen eines Exemplarsatzes über aLF wird keine Zugangsnummer erzeugt Frau Lautenschläger, Frau Gehring